Portal Dokumentów Insert to narzędzie, które pozwala uporządkować obieg dokumentów w firmie i sprawnie przekazywać je do biura rachunkowego.
Dzięki portalowi dokumenty nie muszą być przesyłane w kilku różnych miejscach — przez e-mail, komunikatory czy w formie papierowej. Wszystkie faktury i dokumenty kosztowe trafiają do jednego systemu, gdzie mogą zostać sprawdzone i zaksięgowane.
To rozwiązanie pozwala ograniczyć ryzyko zagubienia dokumentów, skrócić czas potrzebny na ich przekazanie oraz ułatwić współpracę przedsiębiorcy z księgowością.
Faktury z KSeF – pamiętaj o akceptacji i przekazaniu do księgowości
Obecnie coraz większa część faktur trafia do firm przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Samo pojawienie się faktury w KSeF nie oznacza jednak, że dokument został przygotowany do księgowania.
Po otrzymaniu faktury w KSeF należy:
- Sprawdzić poprawność dokumentu.
- Zaakceptować fakturę.
- Przekazać ją do księgowości.
Warto również oznaczać dokumenty odpowiednimi etykietami, aby ułatwić późniejszą pracę.
Przykładowe etykiety:
Koszt – dla wydatków związanych z bieżącą działalnością firmy (np. usługi, abonamenty, wyposażenie).
Towar – dla faktur dotyczących zakupu produktów przeznaczonych do dalszej sprzedaży.
Dzięki etykietom księgowość szybciej może odnaleźć dokumenty i prawidłowo je zakwalifikować.
Faktury spoza KSeF – wygodne przesyłanie prosto z wiadomości e-mail
Nie wszystkie dokumenty będą trafiały do firmy przez KSeF. Nadal wiele faktur otrzymujemy tradycyjnie – jako załącznik PDF w wiadomości e-mail. Portal Dokumentów pozwala znacznie uprościć ten proces.
Nie trzeba:
❌ pobierać faktury na komputer,
❌ zapisywać jej w folderach,
❌ drukować dokumentu,
❌ później ręcznie dodawać go do portalu.
Wystarczy przesłać fakturę bezpośrednio ze swojej skrzynki e-mail na indywidualny adres Portalu Dokumentów.
Przykładowy schemat pracy:
- Otrzymujesz fakturę na e-mail.
- Przekazujesz wiadomość dalej na adres Portalu Dokumentów.
- Dokument automatycznie trafia do systemu.
- Po sprawdzeniu i uzupełnieniu informacji faktura jest gotowa dla księgowości.
To rozwiązanie jest szczególnie wygodne dla osób, które otrzymują wiele faktur od różnych dostawców – dokument od razu trafia we właściwe miejsce, bez dodatkowej pracy.
Jak organizować pracę z dokumentami?
1. Przekazuj dokumenty na bieżąco
Najlepszym rozwiązaniem jest dodawanie dokumentów od razu po ich otrzymaniu. Dzięki temu:
✔ księgowość ma dostęp do aktualnych dokumentów,
✔ łatwiej kontrolować koszty firmy,
✔ zmniejsza się liczba braków pod koniec miesiąca.
2. Nie przesyłaj dokumentów kilkoma kanałami
Jeżeli faktura została już przekazana przez Portal Dokumentów, nie wysyłaj jej dodatkowo e-mailem. Podwójne przesyłanie tego samego dokumentu może powodować zamieszanie i dodatkową pracę.
3. Dodawaj informacje tam, gdzie są potrzebne
Niektóre wydatki mogą wymagać dodatkowego wyjaśnienia. Przykłady opisów:
„Laptop dla nowego pracownika”
„Zakup materiałów do realizacji zamówienia klienta”
„Abonament za system do obsługi sklepu internetowego”
Kilka słów komentarza często pozwala uniknąć dodatkowych pytań.
Dobra organizacja dokumentów – prosty schemat
Faktury z KSeF:
- sprawdź dokument,
- zaakceptuj,
- nadaj odpowiednią etykietę,
- przekaż do księgowości.
Faktury otrzymane e-mailem:
- prześlij bezpośrednio do Portalu Dokumentów,
- uzupełnij opis,
- nadaj odpowiednią etykietę,
- przekaż do księgowości.
Dokumenty papierowe:
- zrób skan lub zdjęcie a następnie wyślij plik bezpośrednio do Portalu Dokumentów,
- uzupełnij opis,
- nadaj odpowiednią etykietę,
- przekaż do księgowości.
Potrzebujesz pomocy?
Jeżeli masz pytania dotyczące korzystania z Portalu Dokumentów lub nie wiesz, jak prawidłowo przekazywać dokumenty do księgowości – skontaktuj się z nami.
Przeprowadzimy Cię krok po kroku przez system i pomożemy ustawić wygodny sposób pracy z dokumentami, dopasowany do Twojej firmy.
