Klient wpłacił zaliczkę, a Ty nie wiesz, czy wystawić pro formę, fakturę zaliczkową, fakturę końcową, czy od razu wysłać dokument do KSeF?
To jedno z częstszych pytań, które pojawia się u przedsiębiorców korzystających z Subiekta 123. Szczególnie wtedy, gdy firma przyjmuje przedpłaty, realizuje zamówienia na indywidualne życzenie klienta, sprzedaje produkty z dłuższym terminem dostawy albo wykonuje usługi etapami.
W tym artykule wyjaśniamy prostym językiem, czym różni się pro forma od faktury zaliczkowej, kiedy faktura zaliczkowa powinna trafić do KSeF i co zrobić po jej wystawieniu.
Pro forma, zaliczka i faktura zaliczkowa – to nie jest to samo
Na początku warto uporządkować pojęcia, bo właśnie tu najczęściej pojawia się bałagan.
Pro forma to dokument pomocniczy. Można ją wysłać klientowi, żeby pokazać, ile ma zapłacić, za co płaci i na jaki rachunek powinien wykonać przelew. Pro forma nie jest jednak fakturą w rozumieniu ustawy o VAT i nie wysyła się jej do KSeF.
Zaliczka to sama płatność, czyli pieniądze, które klient wpłaca przed wykonaniem usługi lub przed dostawą towaru.
Faktura zaliczkowa to dokument, który potwierdza otrzymanie całości lub części zapłaty przed realizacją sprzedaży. To ona ma znaczenie księgowe i podatkowe.
Czyli najprościej:
- pro forma informuje klienta, ile ma zapłacić,
- zaliczka to wpłata od klienta,
- faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymaną wpłatę.
Kiedy wystawia się fakturę zaliczkową?
Faktura zaliczkowa pojawia się wtedy, gdy klient wpłaca całość lub część zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, wydaniem towaru albo wykonaniem usługi.
Przykłady z praktyki:
➡️ sklep internetowy przyjmuje przedpłatę za produkt na zamówienie,
➡️ firma wykonuje usługę dopiero po wpłacie części wynagrodzenia,
➡️ klient płaci 50% ceny przed rozpoczęciem realizacji,
➡️ zamówienie jest realizowane etapami i każda część jest opłacana osobno,
➡️ klient płaci całość z góry, zanim otrzyma towar lub usługę.
W VAT obowiązek podatkowy przy przedpłacie, zaliczce, zadatku lub racie powstaje zasadniczo w dniu otrzymania zapłaty – w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach.
Dlatego zaliczki nie warto zostawiać „na później”. Jeśli pieniądze wpłynęły przed realizacją sprzedaży, trzeba sprawdzić, czy należy wystawić fakturę zaliczkową i jak prawidłowo ją rozliczyć.
Jak wystawić fakturę zaliczkową w Subiekcie 123?
Subiekt 123 umożliwia wystawienie faktury zaliczkowej na podstawie faktury pro forma. Według instrukcji InsERT należy przejść do modułu Pro Formy, zaznaczyć odpowiedni dokument, rozwinąć boczne menu i wybrać opcję Zrealizuj – Zaliczka. Następnie należy wskazać właściwe daty, wprowadzić kwotę zaliczki i zapisać dokument.
W uproszczeniu proces wygląda tak:
- Przygotowujesz pro formę dla klienta, jeśli chcesz najpierw pokazać mu kwotę do zapłaty.
- Klient wpłaca zaliczkę.
- W Subiekcie 123 realizujesz pro formę jako fakturę zaliczkową.
- Wpisujesz kwotę otrzymanej zaliczki.
- Sprawdzasz dane kontrahenta, daty, stawki VAT, pozycje i kwoty.
- Zapisujesz dokument.
- Jeśli faktura podlega KSeF, wysyłasz ją do KSeF zgodnie z procedurą w programie.
W Subiekcie 123 po utworzeniu dokumentu można wysłać fakturę do KSeF z poziomu programu. InsERT wskazuje, że po zatwierdzeniu wysyłki status dokumentu zmienia się na „Wysyłanie”, a po nadaniu numeru KSeF dokument otrzymuje status „Zarejestrowano”. Taki dokument z numerem KSeF jest uznawany za wystawioną fakturę.
Czy pro forma trafia do KSeF?
Nie. Pro forma nie trafia do KSeF, bo nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT.
To dokument informacyjny, który może pomóc w organizacji sprzedaży, ale nie zastępuje faktury zaliczkowej. Jeżeli klient zapłaci zaliczkę, należy wystawić fakturę zaliczkową.
To częsty błąd: przedsiębiorca wysyła klientowi pro formę, otrzymuje pieniądze, a później myśli, że temat jest zamknięty. Nie jest. Pro forma nie dokumentuje otrzymanej zaliczki tak jak faktura zaliczkowa.
Co zrobić po wystawieniu faktury zaliczkowej?
To zależy od tego, czy klient wpłacił część kwoty, czy całość.
Jeżeli klient wpłacił tylko część należności, po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru trzeba wystawić fakturę końcową, nazywaną też fakturą rozliczającą. Taka faktura nie powinna dokumentować sprzedaży „od zera”, tylko rozliczać wcześniej otrzymaną zaliczkę.
Ministerstwo Finansów wskazuje, że jeśli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, to na fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi należy zawrzeć numery KSeF faktur zaliczkowych, a w przypadku faktur zaliczkowych innych niż e-Faktury – numery nadane przez podatnika.
Przykład:
⬇️ wartość zamówienia: 10 000 zł brutto,
⬇️ klient wpłaca zaliczkę: 4 000 zł brutto,
⬇️ wystawiasz fakturę zaliczkową na 4 000 zł,
⬇️ po wykonaniu usługi wystawiasz fakturę końcową,
⬇️ na fakturze końcowej rozliczasz wcześniejszą zaliczkę i wykazujesz pozostałą kwotę do zapłaty.
✅ Dzięki temu sprzedaż, VAT i płatności są prawidłowo powiązane.
A co, jeśli klient zapłacił 100% z góry?
Jeżeli klient zapłacił całość z góry, w Subiekcie 123 może powstać faktura zaliczkowa końcowa. InsERT wskazuje, że gdy kwota zaliczki odpowiada 100% kwoty do zapłaty, zostanie wystawiona faktura zaliczkowa końcowa.
To bardzo ważne, bo przy pełnej przedpłacie przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy później trzeba wystawić jeszcze jedną fakturę. Jeżeli całość została prawidłowo rozliczona fakturą zaliczkową końcową, nie należy automatycznie wystawiać kolejnego dokumentu „dla porządku”. W przeciwnym razie można zdublować sprzedaż albo wprowadzić chaos w rozliczeniach.
W przypadku kilku zaliczek, które łącznie obejmują całą zapłatę, ostatnia faktura zaliczkowa powinna zawierać numery wcześniejszych faktur zaliczkowych – numery KSeF lub numery nadane przez podatnika, jeśli były to faktury inne niż e-Faktury.
Najczęstsze błędy przy zaliczkach
Pierwszy błąd to traktowanie pro formy jak faktury. Pro forma pomaga w komunikacji z klientem, ale nie jest dokumentem księgowym takim jak faktura VAT.
Drugi błąd to brak faktury zaliczkowej po otrzymaniu pieniędzy. Jeśli klient wpłacił środki przed wykonaniem usługi albo dostawą towaru, nie można z góry zakładać, że „wystawi się fakturę później i będzie dobrze”.
Trzeci błąd to wystawienie faktury końcowej od pełnej kwoty, bez rozliczenia wcześniejszej zaliczki. Wtedy dokumenty nie pokazują prawdziwego przebiegu transakcji.
Czwarty błąd to nieuwzględnienie faktury zaliczkowej przy kolejnym dokumencie. Jeżeli wcześniej była zaliczka, późniejsza faktura musi ją prawidłowo rozliczyć.
Piąty błąd to wysyłanie dokumentu do KSeF bez sprawdzenia danych. KSeF nie zastąpi kontroli przedsiębiorcy. Przed wysyłką trzeba sprawdzić dane kontrahenta, NIP, daty, kwoty, stawki VAT i opis transakcji.
KSeF porządkuje obieg faktur, ale…
KSeF porządkuje obieg faktur, ale nie oznacza, że każdy dokument automatycznie jest dobrze wystawiony. System może przyjąć fakturę technicznie poprawną, ale to przedsiębiorca nadal odpowiada za dane, które znajdują się na dokumencie.
W przypadku zaliczek szczególnie ważne są:
- poprawne dane kontrahenta,
- właściwy NIP,
- data otrzymania zapłaty,
- kwota zaliczki,
- stawka VAT,
- powiązanie z pro formą lub zamówieniem,
- późniejsze rozliczenie na fakturze końcowej,
- numer KSeF faktury zaliczkowej, jeśli kolejny dokument ma ją rozliczać.
Zaliczki są wygodne biznesowo, ale księgowo wymagają porządku.
Faktura zaliczkowa w e-commerce
W e-commerce zaliczki i przedpłaty pojawiają się bardzo często. Dotyczy to zwłaszcza sprzedaży produktów personalizowanych, zamówień indywidualnych, większych realizacji, produktów sprowadzanych na zamówienie, kursów, usług online, wdrożeń lub pakietów realizowanych etapami.
W takich sytuacjach warto wcześniej ustalić z księgowym, jak dokumentować wpłaty klientów. Inaczej wygląda sprzedaż dla osoby prywatnej, inaczej dla firmy. Inaczej wygląda częściowa zaliczka, inaczej 100% przedpłaty. Inaczej wygląda faktura wystawiana poza KSeF, a inaczej faktura ustrukturyzowana z numerem KSeF.
Dobrze ustawiony proces oszczędza czas. Źle ustawiony proces zwykle kończy się korektami, szukaniem dokumentów i pytaniem: „co właściwie zostało już rozliczone?”.
Podsumowanie
Zaliczka to nie tylko przelew od klienta. W wielu sytuacjach trzeba ją prawidłowo udokumentować fakturą zaliczkową, a później odpowiednio rozliczyć na fakturze końcowej albo fakturze zaliczkowej końcowej.
Najważniejsze zasady są proste:
- pro forma nie jest fakturą i nie trafia do KSeF,
- do KSeF nie wysyła się samej wpłaty, tylko fakturę,
- faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymaną zaliczkę,
- przy częściowej wpłacie później trzeba rozliczyć zaliczkę na fakturze końcowej,
- przy wpłacie 100% może wystąpić faktura zaliczkowa końcowa,
- przed wysyłką do KSeF trzeba sprawdzić dane, bo system nie naprawi za przedsiębiorcę wszystkich błędów.
Potrzebujesz pomocy z KSeF, Subiektem 123 albo fakturami zaliczkowymi?
W STER24 pomagamy przedsiębiorcom uporządkować fakturowanie, dokumenty sprzedażowe i codzienną współpracę z księgowością.
Jeśli prowadzisz firmę, sprzedajesz online albo dopiero wdrażasz Subiekta 123 i KSeF – porozmawiajmy.
